Minder klantenservice, meer efficiëntie: hoe retourautomatisering jouw supportteam vooruit helpt

Retouren zijn onvermijdelijk in e-commerce. Maar ze hoeven geen belasting te zijn voor je klantenserviceteam. Met de juiste retourautomatisering verminder je het aantal supportvragen aanzienlijk, verhoog je de klanttevredenheid en creëer je ruimte voor je team om zich te richten op wat echt telt.

Waarom retouren druk zetten op je supportteam

Online shops hebben te maken met een retourpercentage tot wel 30% — dat is meer dan drie keer zoveel als in fysieke winkels. Bij elke retour horen vaak dezelfde vragen:

• "Hoe retourneer ik dit product?"
• "Waar is mijn retourlabel?"
• "Wanneer krijg ik mijn geld terug?"
• "Kan ik dit artikel ruilen?"

Als je dit handmatig afhandelt, groeit de druk op je supportteam met elke retour. Wachttijden nemen toe, fouten sluipen erin, en klanten raken gefrustreerd.

De oplossing: retourautomatisering gekoppeld aan je klantenserviceplatform

Met retourautomatisering via Returnista in combinatie met slimme klantenservice-integraties bied je klanten direct antwoorden én een naadloze retourervaring.

Dankzij koppelingen met onze partners zoals Engaige, Trengo, Gorgias, Minimal AI en CM.com wordt jouw retourportaal een verlengstuk van je klantenservice.

Gebruik je liever een ander platform? Via onze API koppel je eenvoudig elke tool die jij gebruikt.

Slimme retourdata direct in jouw klantenserviceomgeving

Door de koppeling met onze partners kun je alle retourdata van klanten automatisch inladen in je bestaande klantenservicesysteem.

Zo heb je altijd real-time retourinformatie beschikbaar bij inkomende klantvragen. Je gebruikt deze data om:

• Gepersonaliseerde flows te starten op basis van retourstatus
• Automatisch triggers te zetten voor e-mails of meldingen
• Relevante suggesties of oplossingen te tonen, afhankelijk van het retourtype
• Tickets gerichter te routeren naar het juiste team of kanaal

Kortom: je supportteam hoeft niet meer handmatig te zoeken, en de klant krijgt sneller en beter antwoord.

De voordelen van retourautomatisering op een rij

1. Automatische antwoorden op veelgestelde vragen
Via chat of e-mail geef je direct antwoord op retourgerelateerde vragen, zonder tussenkomst van een medewerker. Denk aan retourtermijnen, ruilbeleid of statusupdates.

2. Zelfbedieningsportaal voor klanten
Klanten starten en volgen hun retour eenvoudig via Returnista’s portal, 24/7 beschikbaar. Geen wachttijden. Geen ticket.

3. Minder tickets, meer overzicht
Routinematige vragen verdwijnen uit je inbox. Je team houdt tijd over voor persoonlijke service en complexe cases.

4. Snellere verwerking door automatisering
Retourverzoeken worden automatisch gecontroleerd, goedgekeurd en gekoppeld aan een retourlabel. Trackingupdates worden direct gedeeld met de klant.

5. Betere klantervaring = hogere loyaliteit
Klanten die snel en zelfstandig hun retour kunnen regelen, zijn tevredener en komen vaker terug.

Hoe werkt het in de praktijk?

Een klant stuurt een retouraanvraag in via jouw gepersonaliseerde Returnista-portaal. De retour wordt automatisch geëvalueerd op basis van vooraf ingestelde regels. Is de aanvraag goedgekeurd? Dan ontvangt de klant meteen het retourlabel. Via de integratie met bijvoorbeeld CM.com, Engaige of Gorgias ontvangt de klant realtime updates, zonder dat jij er nog iets voor hoeft te doen.

Wil je zelf custom flows bouwen? Geen probleem — met onze API koppel je je eigen klantenservicesysteem of chatbot zonder gedoe.

Conclusie: minder support, meer grip

Retouren hoeven geen blok aan je been te zijn. Door je retourproces slim te automatiseren én te koppelen aan je bestaande klantenservice, verlaag je het aantal tickets, verhoog je de snelheid én bied je klanten een soepelere ervaring.

En het mooie is: je hoeft dit niet helemaal zelf uit te vinden. Met Returnista, CM.com, Engaige, Trengo, Gorgias en Minimal AI heb je een krachtig ecosysteem aan je zijde.

‍